Création des plannings et déclaration de vos disponibilités

La construction des plannings de travail se fait en collaboration avec votre référent·e, en fonction des différents besoins de la saison : 

• Sylvain, pour les techniscenistes

• Manon, pour le personnel de billetterie

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CRÉATION DE VOTRE PLANNING

La création des plannings se fixe sur deux grandes périodes en lien avec la programmation de La Grange. Les périodes de planification ont donc lieu à deux moments clefs, en perspective des demi-saisons à venir :

• AUTOMNE/HIVER > période de septembre à janvier

• PRINTEMPS/ÉTÉ > période de février à juin

De ce fait, pour pouvoir planifier un semestre entier, nous avons besoin de connaître vos disponibilités en avance.

Les deux moments importants pour déclarer vos disponibilités sont :

• Pour l'automne : SEPTEMBRE

          Dernier délai pour déclarer ses disponibilités : 1er septembre

• Pour le printemps : JANVIER

          Dernier délai pour déclarer ses disponibilités : 1er février

1. Bien sûr, si vous connaissez vos disponibilités en dehors des périodes de réservations, sentez-vous libres de les ajouter.

La construction de votre planning se fait en plusieurs temps :

1. Identification des besoins  

2. Déclaration de vos disponibilités

3. Attribution des créneaux – à notre charge

4. Vérification et ajustements de votre planning – en accord avec votre référent·e

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1. IDENTIFICATION DES BESOINS

Des besoins aurons été programmés dans le planning par les soins de l'admin. Vous pourrez les visualiser dans l'onglet Planning du personnel sur votre page Orfeo, via la connexion web. 

De cette manière, vous pouvez identifier les dates, les horaires et le nombre de personnes nécessaires par jour.

Voici une vision sur un mois :

Voici une vision sur une semaine, où vous avez plus de détails :

UN créneau = un ST = UNE personne -> On voit, ci-dessus, qu'il y a 8 créneaux à remplir le premier jour, sur le matin et l'après-midi : nous avons donc besoin au minimum de 4 personnes pour 2 ST chacune.

Cette configuration ne vous permet que de visualiser les besoins. L'attribution est à notre charge et pour cela vous devez nous indiquer si vous êtes disponibles aux dates souhaitées.

2. DÉCLARATION DE VOS DISPONIBILITÉS

La déclaration des disponibilités se passe sur ton profil Orfeo. Le calendrier se trouve à droite de tes informations personnelles.

Pour déclarer ses disponibilités
      1. Cliquer sur une ou plusieurs dates ;
      2. Sélectionner l'un des trois statuts (Disponible, Indisponible ou Peut s'arranger) ;
      3. Enregistrer la modification.

Le principal statut est le “Disponible” : c'est celui que l'on va prendre en compte pour programmer les créneaux. Le statut “Indisponible” n’a pas forcément besoin d’être indiqué – il est simplement possible de laisser les dates vides. Il peut néanmoins nous être utile de savoir que l'on ne peut pas vous solliciter à ces moments-là. Le statut “Peut s’arranger” permet à la programmation de vous attribuer des créneaux en cas d’ultime besoin, il n'est cependant pas prioritaire.

1. Pour remplir votre calendrier et visualiser les besoins du planning en même temps, ouvrez deux fenêtres Orfeo !

Quelques propositions de bonnes pratiques

• Avertir son référent·ex si une autre activité vous occupe à plein temps(vacances, stages, mandat, etc.).

• S'il est trop complexe de prévoir son planning sur 6 mois à l’avance, le faire déjà simplement sur 3 mois et remplir indisponible pour le reste. 
  
  Ne déclarer aucune date équivaut à ne pas du tout être pris·e en compte dans la programmation et c’est dommage !

• S'inscrire comme indisponible durant les périodes « trop incertaines ou changeantes », afin d’être sûre de ne pas être sollicité·e pendant ces périodes-ci.

• Remplir son calendrier comme disponible en estimant les jours où il y a peu de risques que cela complique la vie et modifier ses disponibilités au fur et à mesure que ses informations de calendrier se fixent – attention aux délais, néanmoins !

• Remplir toutes les plages où il est possible d'être disponible, en prenant le risque d'avoir quelques chevauchements. Néanmoins, il est toujours envisageable et encouragé de se trouver un·e remplaçant·e à ce moment-là, en vous annonçant en amont auprès du secrétariat. Comme les plannings sont fixées courant octobre ou mars selon les semestres, il est tout à fait possible d'anticiper quelques potentiels conflits d’agenda.
  
  

  Il est important de noter que le premier programme des shifts est basé sur « la photographie » de la déclarations de vos disponibilités, après le délai annoncé chaque semestre.

3. ATTRIBUTIONS DES CRÉNEAUX 

1. C'est chez nous que ça se passe !
   Grâce à la déclaration de vos disponibilités, nous pourrons attribuer les besoins.

4. VÉRIFICATION ET MODIFICATIONS

Une fois les attributions faites, vous pourrez consulter vos créneaux dans votre planning. Si tout s'est bien passé, vous ne verrez plus les lignes de besoins, mais la ligne à votre nom avec les créneaux qui vous auront été attribués, ainsi que celles de vos collègues.

1. Si le petit œil sous les dates de chaque jour est fermé, alors le planning n'a pas encore été publié. 

Si un ou plusieurs créneaux posent problèmes pour une raisons ou une autre, contactez votre référent·e afin de faire les ajustements nécessaires. 

Voilà votre planning prêt et consultable en tout temps !

Nous invitons à présent à synchroniser Orfeo avec votre calendrier ICal pour intégrer vos créneaux à votre agenda personnel ! Pour être guidé, consultez l'encart La synchronisation ICal sur la page Votre planning de travail.